Veri Saklama ve Silme Politikası

Bu politika, Mehmet Karaca (04.09 Digital) ("Kararis") tarafından işletilen Kararis platformunda hangi verinin ne kadar saklandığını, ne zaman ve nasıl silindiğini düzenler. 6698 sayılı Kanun ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırlanmıştır.

1. Kapsam ve temel ayrım

Platformdaki veri tek cinsten değildir ve saklama kuralı bu ayrımdan doğar:

Kişisel veri. Bir gerçek kişiyi belirli veya belirlenebilir kılan veriler: kullanıcı hesabı, davet kaydı, denetim kaydı aktörü, ürün kullanım olayının kullanıcısı. Bu veriler için işleme amacı ortadan kalktığında silme yükümlülüğü doğar; talep beklenmez.

Marka ticari verisi. Bir markanın reklam, analiz, ticaret ve rezervasyon ölçümleri ile bunlardan üretilen kararlar ve raporlar. Bu veriler gerçek kişiyi belirlemez: sipariş kayıtlarında son müşteri adı, e-postası, telefonu veya adresi tutulmaz; rezervasyon kayıtlarında misafir kimlik bilgileri veritabanına yazılmadan önce ayıklanır; analitik veri gün ve boyut düzeyinde toplanmış hâlde alınır. Bu nedenle bu veri kümesi kişisel veri saklama süresine değil, sözleşmesel ilişkiye tabidir.

2. Temel ilke: ilişki sürerken geçmiş silinmez

Bir markayla çalışma sürdüğü müddetçe onun ölçüm, karar ve rapor geçmişi silinmez. Dönemsel budama uygulanmaz, eski dönemler kırpılmaz.

Bunun gerekçesi ürünün kendisidir: dönemsel kıyas, karar geçmişi ve "neyin ne zaman değiştiği" sorusunun cevabı geçmiş veriye dayanır. Geriye dönük veri çekilemeyen kaynaklar (stok yoklaması, hikâye ölçümleri, kapsam defterleri) için silinen bir dönem geri getirilemez.

3. Saklama süreleri

Denetim kaydı, hukuki metin kabul kaydı ve rıza defteri için on yıllık süre, bu kayıtların bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla tutulmasından ve genel zamanaşımı süresinden kaynaklanır. Bu üç kayıt uygulama katmanında değiştirilemez; süre dolmadan silinmez, süre dolduğunda silinir.

4. Bir platform bağlantısı kesildiğinde

Bir bağlantının teknik olarak kesilmesi — token süresinin dolması, hesap değişikliği, bağlantının panelden kaldırılması — tek başına veri silinmesini tetiklemez. İlişki ve işleme amacı sürdüğü için o markanın geçmiş ölçüm ve karar verisi yerinde kalır; yalnızca o kaynaktan yeni veri çekimi durur. Kazayla kopan bir bağlantının markanın geçmişini silmemesi bilinçli bir tercihtir.

Silmeyi tetikleyen şey bağlantının kopması değil, aşağıdakilerden biridir:

• markanın veya ajansın o kaynaktan gelen veri için erişimi geri çekmesi,
• bir silme talebi,
• ilişkinin sona ermesi (bölüm 6).

Bu üç hâlden biri gerçekleştiğinde ilgili kaynaktan çekilmiş veri bölüm 5 ve 6 usulüne göre silinir. Bağlı platformların (özellikle Meta ve Google) kendi şartlarından doğan silme yükümlülükleri de bu tetikleyicilere bağlıdır ve uygulanır.

5. Silme talebi

Bir ajans, marka ya da kullanıcı her zaman silme talep edebilir. Talep, kvkk@kararis.com adresine iletilir.

• Talep en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.
• Talebin kapsamı teyit edilir: tek bir marka mı, tüm organizasyon mu, yalnızca bir kullanıcı hesabı mı.
• Sonuç, talep sahibine yazılı olarak bildirilir.
• Bölüm 7'deki yasal saklama istisnaları kapsamındaki kayıtlar silinmez; hangilerinin kaldığı ve neden kaldığı bildirimde açıkça belirtilir.

6. İlişki sona erdiğinde

Bir organizasyonla çalışma sona erdiğinde veri derhal silinmez; dondurulur.

Dondurma neyi ifade eder:

• Panel erişimi ve tüm kullanıcı üyelikleri kapatılır.
• Yeni veri çekimi, analiz, rapor üretimi ve e-posta gönderimi durur.
• Mevcut veri olduğu yerde, değiştirilmeden kalır.

Süre: 24 ay. İlişkinin sona erdiği tarihten itibaren yirmi dört ay sonunda marka ölçüm verisi ve türetilmiş kayıtlar silinir ya da geri döndürülemez biçimde anonim hâle getirilir. Kullanıcı hesaplarına ilişkin kişisel veriler ise bu süreyi beklemez; bölüm 3'teki 90 günlük süreye tabidir.

Bu süre iki şeyi birden karşılar: ilişki yeniden kurulursa markanın geçmişi ve dönemsel kıyası kaybolmaz; kurulmazsa veri kimsenin talebini beklemeden kendiliğinden temizlenir. Talep hâlinde 24 ay beklenmez, bölüm 5 uygulanır.

7. Silinmeyen kayıtlar

Aşağıdaki kayıtlar, silme talebine ve dondurma süresinin dolmasına rağmen kendi süreleri boyunca saklanmaya devam eder:

• Denetim kaydı, hukuki metin kabul kaydı ve rıza defteri (bölüm 3'teki on yıllık süre boyunca) — bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için.
• Vergi, ticaret ve diğer mevzuatın saklanmasını zorunlu kıldığı belge ve kayıtlar, ilgili mevzuattaki süre boyunca.

Bu kayıtlar yalnızca bu amaçla tutulur; ürün yüzeylerinde kullanılmaz ve analiz girdisi olarak işlenmez.

Bir kullanıcı hesabı silindiğinde hukuki metin kabul kaydı silinmez, kimliksizleşir. Kayıt olduğu yerde kalır ve hangi belgenin hangi sürümünün, hangi anda, hangi akıştan kabul edildiğini taşımaya devam eder; kaydı o gerçek kişiyle ilişkilendiren tek alan — hesap kimliği — bölüm 9 anlamında geri döndürülemez biçimde koparılır. Kaydın üzerinde silinen hesabın adı, e-posta adresi, IP adresi ya da tarayıcı bilgisi hiçbir zaman tutulmamıştır ve kimliğin yerine bunlardan türetilmiş bir iz de konmaz.

Bunun bedeli açıkça söylenir: kimliksizleşen bir kayıt, o sürümün bir kullanıcı tarafından kabul edildiğini gösterir, belirli bir kişinin kabul ettiğini artık göstermez. Bu tercih bilinçlidir — kaydı kimlikli tutmak, silinmesi istenen hesabın kimliğini saklamaya devam etmek anlamına gelirdi. Denetim kaydı bu tercihin dışındadır: orada kimlik numarası, "kimin hesabı silindi?" sorusunun tek cevabı olduğu için korunur.

Sürüm notu (1.1). Bu bölümün kabul kaydına ilişkin hükmü bu sürümle netleşmiştir. 1.0 kaydın silme talebine rağmen saklandığını söylüyordu ama hesap silindiğinde kimlik bağına ne olduğunu söylemiyordu. Saklama süreleri, silme usulü ve diğer kayıt sınıfları DEĞİŞMEDİ; yeni bir veri toplanmaz ve mevcut kullanıcılardan yeniden kabul istenmez (kabul edilen sürüm geçerliliğini korur).

8. Periyodik imha

Saklama süresi dolan kişisel veriler için en geç altı ayda bir periyodik imha yapılır. İmha işlemi kayıt altına alınır.

9. Silme, yok etme ve anonim hâle getirme yöntemleri

• Silme: Kaydın veritabanından kaldırılması. Bir üst kaydın silinmesi, ona bağlı kayıtları da kaldırır.
• Anonim hâle getirme: Kaydın bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmesini sağlayan alanların geri döndürülemez biçimde koparılması; kalan toplamlar kimseyle ilişkilendirilemez.
• Yok etme: Fiziksel ortamdaki kayıtlar için geri döndürülemez imha.

10. Yedekler

Yedekler işletme sürekliliği için tutulur ve saklama döngüleri içinde kendiliğinden geçersizleşir. Bir silme talebi işlendiğinde, kayıt yedeklerden ayrıca ve derhal çıkarılmaz; ancak bir yedekten geri dönüş yapılması hâlinde silme işlemi yeniden uygulanır ve yedek yalnızca sistem kurtarma amacıyla kullanılır, üründe kullanılmaz.

11. Bu politikanın uygulanma durumu

Bu politika, saklama ve silme kurallarını bağlayıcı biçimde belirler. Kullanıcının kendi verisini panelden dışa aktarması, hesabını kendi kendine silmesi ve saklama sürelerini kendi görebilmesi için gereken ürün akışları geliştirilmektedir. Bu akışlar tamamlanana kadar dışa aktarma ve silme talepleri bölüm 5'teki usulle, insan eliyle ve aynı süre taahhüdüyle karşılanır.

12. İletişim

Mehmet Karaca (04.09 Digital) Kayabaşı Mah., Başakşehir / İstanbul E-posta: kvkk@kararis.com