Veri Saklama ve Silme Politikası

Bu politika, Zehra Eslem Karaca (04.09 Digital) ("Kararis") tarafından işletilen Kararis platformunda hangi verinin ne kadar saklandığını, ne zaman ve nasıl silindiğini düzenler. 6698 sayılı Kanun ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırlanmıştır.

1. Kapsam ve temel ayrım

Platformdaki veri tek cinsten değildir ve saklama kuralı bu ayrımdan doğar:

Kişisel veri. Bir gerçek kişiyi belirli veya belirlenebilir kılan veriler: kullanıcı hesabı, davet kaydı, denetim kaydı aktörü, ürün kullanım olayının kullanıcısı. Bu veriler için işleme amacı ortadan kalktığında silme yükümlülüğü doğar; talep beklenmez.

Marka ticari verisi. Bir markanın reklam, analiz, ticaret ve rezervasyon ölçümleri ile bunlardan üretilen kararlar ve raporlar. Bu veriler gerçek kişiyi belirlemez: sipariş kayıtlarında son müşteri adı, e-postası, telefonu veya adresi tutulmaz; rezervasyon kayıtlarında misafir kimlik bilgileri veritabanına yazılmadan önce ayıklanır; analitik veri gün ve boyut düzeyinde toplanmış hâlde alınır. Bu nedenle bu veri kümesi kişisel veri saklama süresine değil, sözleşmesel ilişkiye tabidir.

Shopify sipariş kayıtları. Bir Shopify mağazasının Kararis uygulamasını kurmasıyla alınan sipariş kayıtları da ad, e-posta, telefon ve adres taşımaz. Ancak mağaza sipariş numarasını kendi sisteminde müşterisiyle eşleyebildiği için bu kayıtlar mağazanın müşterilerine ait kişisel veri olarak korunur ve bu kayıtlarda Kararis mağazanın veri işleyenidir (Gizlilik Politikası bölüm 8). Saklama süreleri bölüm 3'teki Shopify satırlarındadır; bölüm 4 ve 5'teki Shopify silme yolları bu süreyi beklemez.

2. Temel ilke: ilişki sürerken geçmiş silinmez

Bir markayla çalışma sürdüğü müddetçe onun ölçüm, karar ve rapor geçmişi silinmez. Dönemsel budama uygulanmaz, eski dönemler kırpılmaz.

Bunun gerekçesi ürünün kendisidir: dönemsel kıyas, karar geçmişi ve "neyin ne zaman değiştiği" sorusunun cevabı geçmiş veriye dayanır. Geriye dönük veri çekilemeyen kaynaklar (stok yoklaması, hikâye ölçümleri, kapsam defterleri) için silinen bir dönem geri getirilemez.

3. Saklama süreleri

Denetim kaydı, hukuki metin kabul kaydı ve rıza defteri için on yıllık süre, bu kayıtların bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla tutulmasından ve genel zamanaşımı süresinden kaynaklanır. Bu üç kayıt uygulama katmanında değiştirilemez; süre dolmadan silinmez, süre dolduğunda silinir.

Sürüm notu (1.2). Bu bölüme ürün durumu satırı eklenmiştir. Ürün durumu bir dönemin ölçümü değil, ürünün o anki onay ve uygunluk hâlidir: her yeni yoklama öncekinin yerine geçer ve geçmiş yoklamalar tutulmaz. Bu, Bölüm 2'de sözü edilen dönemsel budama değildir; ölçüm, karar ve rapor geçmişi silinmemeye devam eder. Diğer saklama süreleri, silme usulü ve kayıt sınıfları DEĞİŞMEDİ; yeni bir veri toplanmaz ve mevcut kullanıcılardan yeniden kabul istenmez (kabul edilen sürüm geçerliliğini korur).

Sürüm notu (1.3). Platformun işleticisi ve veri sorumlusu Zehra Eslem Karaca (04.09 Digital) olarak güncellenmiş ve iletişim adresi vergi kaydındaki iş yeri adresiyle tam olarak yazılmıştır. Bölüm 3'e Meta giriş verisi satırı eklenmiştir. Diğer hükümler değişmedi.

4. Bir platform bağlantısı kesildiğinde

Bir bağlantının teknik olarak kesilmesi — token süresinin dolması, hesap değişikliği, bağlantının panelden kaldırılması, tek bir uzmanın kendi yetkisini geri çekmesi (ör. uygulamayı Meta ayarlarından kaldırması ya da Meta üzerinden veri silme isteği göndermesi) — tek başına veri silinmesini tetiklemez. İlişki ve işleme amacı sürdüğü için o markanın geçmiş ölçüm ve karar verisi yerinde kalır; yalnızca o kaynaktan yeni veri çekimi durur. Kazayla kopan bir bağlantının markanın geçmişini silmemesi bilinçli bir tercihtir. Uzmanın kendi yetkisini geri çektiğinde ise o uzmanın bağlantıya ait giriş verisi (Bölüm 3, Meta giriş verisi satırı) derhal silinir; markanın ölçüm verisi kendi satırına tabi kalır.

Google girişi etkinleştirildiğinde, uzmanın erişimi kendi Google hesabından kaldırması da bu sınıftadır. Google bu kaldırmayı Kararis'e bildirmez: Kararis bunu bir sonraki token yenileme denemesinde görür. O anda o Google hesabıyla kurulmuş bağlantıların Google giriş verisi (Bölüm 3, Google giriş verisi satırı: yenileme token'ı, Google hesap kimliği ve e-posta adresi) derhal silinir ve bağlantı iptal edilmiş olarak işaretlenir; o bağlantıdan artık veri okunmaz. Markanın ölçüm verisi kendi satırına tabi kalır.

Silmeyi tetikleyen şey bağlantının kopması değil, aşağıdakilerden biridir:

• markanın veya ajansın, kurum olarak, o kaynaktan gelen veri için erişimi geri çekmesi,
• bir silme talebi,
• ilişkinin sona ermesi (bölüm 6).

Bu üç hâlden biri gerçekleştiğinde ilgili kaynaktan çekilmiş veri bölüm 5 ve 6 usulüne göre silinir. Bağlı platformların (özellikle Meta ve Google) kendi şartlarından doğan silme yükümlülükleri de bu tetikleyicilere bağlıdır ve uygulanır.

Shopify bağlantısı bu ilkenin istisnasıdır. Shopify'ın kendi şartları uygulama kaldırıldığında belirli bir sürede silme ister ve bağlantıyı Kararis'ten silmek mağaza verisini de siler:

• Uygulamanın mağazadan kaldırılması. Shopify'ın verdiği erişim token'ı derhal silinir, bağlantı iptal edilir ve o mağazadan yeni veri çekimi durur; sipariş verisi bu anda silinmez. Shopify kaldırmadan 48 saat sonra mağaza verisinin silinmesini ister (shop/redact); o mağazadan alınmış sipariş verisi ve Shopify veri talebi kayıtları bu istekten sonra en geç 30 gün içinde silinir.
• Bağlantının Kararis'ten silinmesi. Shopify bağlantısı Kararis'ten silindiğinde o mağazadan alınmış sipariş verisi, Shopify veri talebi kayıtları, mağazaya bağlanma bilgisi ve erişim token'ları aynı işlemde silinir.

İki yolda da bölüm 3'teki Shopify silinmiş sipariş kayıtları kalır.

Sürüm notu (1.4). Önceki sürümde "erişimi geri çekmek" silmeyi tetikleyen hâller arasında sayılıyor, tek bir uzmanın kendi Meta yetkisini geri çekmesinin hangi sınıfa girdiği yazmıyordu. Bu sürüm bunu açıkça bağlantının kopması sınıfına koyar: o uzmanın giriş verisi derhal silinir, markanın ölçüm ve karar verisi kendi saklama süresine tabi kalır. Silmeyi tetikleyen geri çekme, markanın veya ajansın kurum olarak yaptığı geri çekmedir. Diğer hükümler değişmedi.

Sürüm notu (1.5). Bölüm 3'e Google giriş verisi satırı eklenmiş; bu bölüme, uzmanın Google erişimini kendi Google hesabından kaldırmasının bağlantının kopması sınıfında olduğu ve giriş verisinin ne zaman silindiği yazılmıştır. Google OAuth ile alınan ölçüm verisi diğer marka ölçüm verisiyle aynı satıra tabidir. Diğer hükümler değişmedi.

Sürüm notu (1.6). Shopify bağlantısı için bölüm 1'e Shopify sipariş kayıtlarının mağazanın müşterilerine ait kişisel veri olarak korunduğu, bölüm 3'e Shopify sipariş verisi, Shopify silinmiş sipariş kaydı ve Shopify veri talebi kaydı satırları, bölüm 6'ya Shopify sipariş verisinin 24 aylık dondurmanın dışında kaldığı, bu bölüme bağlantının kopmasının silme tetiklemediği ilkesinin Shopify istisnası, bölüm 5'e mağaza müşterisinin Shopify üzerinden gelen silme talebi eklenmiştir. Diğer hükümler değişmedi.

5. Silme talebi

Bir ajans, marka ya da kullanıcı her zaman silme talep edebilir. Talep, kvkk@kararis.com adresine iletilir.

• Talep en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.
• Talebin kapsamı teyit edilir: tek bir marka mı, tüm organizasyon mu, yalnızca bir kullanıcı hesabı mı.
• Sonuç, talep sahibine yazılı olarak bildirilir.
• Bölüm 7'deki yasal saklama istisnaları kapsamındaki kayıtlar silinmez; hangilerinin kaldığı ve neden kaldığı bildirimde açıkça belirtilir.

Shopify mağaza müşterisinin talebi. Bir müşteri bir Shopify mağazasından verisinin silinmesini istediğinde Shopify, Kararis'e ilgili siparişlerin kimliklerini gönderir (customers/redact). Bu siparişlerin kayıtları kalemleriyle birlikte en geç 30 gün içinde silinir ve her silinen sipariş için bölüm 3'teki Shopify silinmiş sipariş kaydı yazılır. İstekte gelen müşteri adı, e-posta adresi ve telefonu saklanmaz ve kayıtlara yazılmaz. Yalnız toplu sayı taşıyan, daha önce üretilmiş rapor görüntüleri bu silmeden etkilenmez.

6. İlişki sona erdiğinde

Bir organizasyonla çalışma sona erdiğinde veri derhal silinmez; dondurulur.

Dondurma neyi ifade eder:

• Panel erişimi ve tüm kullanıcı üyelikleri kapatılır.
• Yeni veri çekimi, analiz, rapor üretimi ve e-posta gönderimi durur.
• Mevcut veri olduğu yerde, değiştirilmeden kalır.

Süre: 24 ay. İlişkinin sona erdiği tarihten itibaren yirmi dört ay sonunda marka ölçüm verisi ve türetilmiş kayıtlar silinir ya da geri döndürülemez biçimde anonim hâle getirilir. Kullanıcı hesaplarına ilişkin kişisel veriler ise bu süreyi beklemez; bölüm 3'teki 90 günlük süreye tabidir.

Bu süre iki şeyi birden karşılar: ilişki yeniden kurulursa markanın geçmişi ve dönemsel kıyası kaybolmaz; kurulmazsa veri kimsenin talebini beklemeden kendiliğinden temizlenir. Talep hâlinde 24 ay beklenmez, bölüm 5 uygulanır.

Shopify sipariş verisi bu dondurmanın dışındadır: ilişki sona erdiğinde mağaza isterse veri CSV dosyası olarak mağazaya verilir ve ilişkinin sona erdiği tarihten itibaren en geç 30 gün içinde silinir (bölüm 3).

7. Silinmeyen kayıtlar

Aşağıdaki kayıtlar, silme talebine ve dondurma süresinin dolmasına rağmen kendi süreleri boyunca saklanmaya devam eder:

• Denetim kaydı, hukuki metin kabul kaydı ve rıza defteri (bölüm 3'teki on yıllık süre boyunca) — bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için.
• Vergi, ticaret ve diğer mevzuatın saklanmasını zorunlu kıldığı belge ve kayıtlar, ilgili mevzuattaki süre boyunca.

Bu kayıtlar yalnızca bu amaçla tutulur; ürün yüzeylerinde kullanılmaz ve analiz girdisi olarak işlenmez.

Bir kullanıcı hesabı silindiğinde hukuki metin kabul kaydı silinmez, kimliksizleşir. Kayıt olduğu yerde kalır ve hangi belgenin hangi sürümünün, hangi anda, hangi akıştan kabul edildiğini taşımaya devam eder; kaydı o gerçek kişiyle ilişkilendiren tek alan — hesap kimliği — bölüm 9 anlamında geri döndürülemez biçimde koparılır. Kaydın üzerinde silinen hesabın adı, e-posta adresi, IP adresi ya da tarayıcı bilgisi hiçbir zaman tutulmamıştır ve kimliğin yerine bunlardan türetilmiş bir iz de konmaz.

Bunun bedeli açıkça söylenir: kimliksizleşen bir kayıt, o sürümün bir kullanıcı tarafından kabul edildiğini gösterir, belirli bir kişinin kabul ettiğini artık göstermez. Bu tercih bilinçlidir — kaydı kimlikli tutmak, silinmesi istenen hesabın kimliğini saklamaya devam etmek anlamına gelirdi. Denetim kaydı bu tercihin dışındadır: orada kimlik numarası, "kimin hesabı silindi?" sorusunun tek cevabı olduğu için korunur.

Sürüm notu (1.1). Bu bölümün kabul kaydına ilişkin hükmü bu sürümle netleşmiştir. 1.0 kaydın silme talebine rağmen saklandığını söylüyordu ama hesap silindiğinde kimlik bağına ne olduğunu söylemiyordu. Saklama süreleri, silme usulü ve diğer kayıt sınıfları DEĞİŞMEDİ; yeni bir veri toplanmaz ve mevcut kullanıcılardan yeniden kabul istenmez (kabul edilen sürüm geçerliliğini korur).

8. Periyodik imha

Saklama süresi dolan kişisel veriler için en geç altı ayda bir periyodik imha yapılır. İmha işlemi kayıt altına alınır.

9. Silme, yok etme ve anonim hâle getirme yöntemleri

• Silme: Kaydın veritabanından kaldırılması. Bir üst kaydın silinmesi, ona bağlı kayıtları da kaldırır.
• Anonim hâle getirme: Kaydın bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmesini sağlayan alanların geri döndürülemez biçimde koparılması; kalan toplamlar kimseyle ilişkilendirilemez.
• Yok etme: Fiziksel ortamdaki kayıtlar için geri döndürülemez imha.

10. Yedekler

Yedekler işletme sürekliliği için tutulur ve saklama döngüleri içinde kendiliğinden geçersizleşir. Bir silme talebi işlendiğinde, kayıt yedeklerden ayrıca ve derhal çıkarılmaz; ancak bir yedekten geri dönüş yapılması hâlinde silme işlemi yeniden uygulanır ve yedek yalnızca sistem kurtarma amacıyla kullanılır, üründe kullanılmaz.

11. Bu politikanın uygulanma durumu

Bu politika, saklama ve silme kurallarını bağlayıcı biçimde belirler. Kullanıcının kendi verisini panelden dışa aktarması, hesabını kendi kendine silmesi ve saklama sürelerini kendi görebilmesi için gereken ürün akışları geliştirilmektedir. Bu akışlar tamamlanana kadar dışa aktarma ve silme talepleri bölüm 5'teki usulle, insan eliyle ve aynı süre taahhüdüyle karşılanır.

12. İletişim

Zehra Eslem Karaca (04.09 Digital) Kayabaşı Mah. 75. Yıl Cad. 1. Bölge -Akik- C8 Blok No: 4 B İç Kapı No: 25, Başakşehir/İstanbul E-posta: kvkk@kararis.com